Pentingnya Audit Internal Dalam Perusahaan

Pentingnya Audit Internal Dalam Perusahaan

Badan Sertifikasi ISO 9001 - Internal audit, mengapa perlu? Ya, internal audit sangat diperlukan bagi organisasi yg membutuhkan informasi dari pihak yg independen mengenai berbagai aktivitas organisasi guna pengambilan keputusan yg lebih obyektif dan accountable. Setiap pimpinan organisasi, terutama Top Manajemen, tentu membutuhkan informasi guna mengetahui dan mengendalikan kinerja organisasi. Informasi tsb biasanya disajikan / disediakan oleh pihak yg melaksanakan aktivitas sebagai bentuk laporan pertanggung-jawaban. Karena laporan tsb disajikan oleh orang atau pihak yg melaksanakan pekerjaannya, maka laporan tsb bisa saja 'dibuat bagus' atau direkayasa atau ABS (Asal Bapak Senang) demi menjaga 'nama baik' pihak yg membuat laporan tsb, yakni pelaksana pekerjaan itu sendiri. Jika pimpinan mengambil keputusan hanya mendasarkan informasi dari pihak yg tidak independen tsb, maka keputusannya bisa tidak tepat atau salah. Hal ini berbeda jika laporan tsb dibuat oleh Internal Auditor.

Syaratnya adalah, bahwa posisi Internal Auditor harus independen, tidak di bawah pengaruh pihak operasional. Di samping itu internal auditor juga dituntut untuk profesional, dalam arti bertindak obyektif berdasarkan data / fakta dan dia harus memahami proses / pekerjaan / operasi yg sedang di-audit.

Mengapa Audit Internal Dalam Perusahaan sangat penting - Selain untuk mendapatkan informasi dari pihak yg independen, internal auditor juga berfungsi untuk mengendalikan jalannya organisasi. Kenapa? Karena internal auditor bertugas mengevaluasi kinerja pihak yg diaudit guna mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan, baik penyimpangan yg sifatnya kepatuhan / compliance, inefisiensi, kecurangan (fraud), aktivitas / operasi / pekerjaan yg tidak efektif, laporan keuangan yg tidak mencerminkan kondisi sesungguhnya, dsb, tergantung jenis internal auditor-nya.

Dengan demikian adanya internal auditor bisa menghindari resiko terjadinya kerugian karena tidak adanya kontrol dari pihak yg independen. Atau karena pengambilan keputusan yg salah akibat informasi yg tidak obyektif.

Meskipun demikian, karena dengan adanya internal auditor berarti pula adanya biaya, maka harus dihitung pula Cost-Benefit biaya penyelenggaraan internal audit ini. Biaya internal audit harus direncanakan sebaik mungkin dengan tetap mempertimbangkan efektifitasnya.

Dalam hal implementasi QMS ISO 9001, atau system manajemen mutu ISO 9001, maupun EMS ISO 14001 atau system manajemen lingkungan ISO 14001, keberadaan internal auditor bukan lagi merupakan pertimbangan atau kebutuhan manajemen, melainkan suatu kewajiban. Keberadaan internal auditor sudah menjadi salah satu ketentuan persyaratan standard internasional, sehingga ia memang harus ada sebagai bagian dari proses "Checking" atau pengawasan / pengendalian jalannya system manajemen, baik QMS ISO 9001 atau pun EMS ISO 14001.

Sistem manajemen seperti ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001, memerlukan audit internal Dalam Perusahaan yang telah terjadwal, standar manajemen tidak menetapkan kapan waktu atau frekuensi tertentu dan juga tidak menetapkan bahwa semua proses harus diaudit setiap tahun. Oleh karena itu, organisasi perlu menetapkan frekuensi atau waktu yang tepat untuk mengaudit proses bisnisnya. Audit bisa dilakukan setiap bulan, perkuartal, dua kali setahun atau setahun sekali. Ada beberapa kriteria yang harus dipertimbangkan sebelum menentukan frekuensi.

Kompleksitas proses.

Proses dengan risiko tinggi harus diaudit lebih sering, mungkin tiga bulanan atau dua kali setahun. Proses risiko rendah bisa diaudit setahun sekali.

Kematangan proses.

Proses yang telah matang dapat berjalan secara efisien dan dapat diaudit setahun sekali

Proses yang baru dikembangkan harus diaudit setiap tiga bulan sampai proses tersebut dikatakan stabil

Past experience.

Proses yang memiliki pengalaman ketidaksesuaian, dapat diaudit setiap tiga bulan atau dua kali setahun

Proses yang memiliki kendala dalam mencapai target atau tujuan juga bisa diaudit setiap tiga bulan atau dua kali setahun

Ada faktor lain yang dapat mempengaruhi frekuensi audit, seperti:

Anggaran organisasi untuk pelaksanaan audit internal

Persyaratan regulasi atau customer

Tidak perlu mengaudit setiap proses sekaligus, lebih baik untuk melakukan audit internal setiap tahun untuk mengaudit proses yang berbeda dari waktu ke waktu.

Meskipun kebanyakan standar tidak mengharuskan semua proses diaudit setiap tahun, namun dalam praktiknya, beberapa organisasi dengan sistem manajemen yang sudah matang telah menjadwalkan waktu audit mereka selama tiga tahun. Setiap organisasi perlu melihat lebih detail setiap proses yang dijalani, sistem manajemen dan persyaratan lainnya yang berlaku untuk menetapkan kapan audit akan dijalankan sesuai dengan kebutuhan organisasi.